Handleiding: Procedure Elektronisch melden met BICS

Deze handleiding bevat instructies voor schippers die moeten voldoen aan de elektronische meldplicht en zich met BICS willen melden aan de vaarwegautoriteiten.

Inhoud

1. De elektronische meldplicht
   • Wie moet zich elektronisch melden?
   • Welke gegevens moeten gemeld worden?
   • Waarvoor dienen elektronische meldingen?
2. De meldprocedure
   • Wat wordt bij BICS verstaan onder een 'reis'?
   • Op welk moment moet een reis aangemeld worden?
   • Wanneer eindigt een reis?
   • Wanneer pauzeert een reis?
   • Werkwijze
   • Welk eerste meldpunt moet opgegeven worden?
   • Wanneer moet u een reis heraanmelden, wijzigen of annuleren?
   • Marifoon Gebruik
3. Contactgegevens
   • De BICS-helpdesk
   • Meldapplicaties en stuwagepakketten – ondersteuning
   • Telefoonnummers belangrijkste verkeersposten

1. De elektronische meldplicht

1.1 Wie moet zich elektronisch melden?

Sinds 1 december 2021 moeten de gegevens (die overeenkomstig zijn met de in RPR-artikel 12.01 vastgelegde meldplicht) veelal verplicht elektronisch gemeld worden. De elektronische meldplicht, die tot de genoemde datum alleen gold voor samenstellen en schepen die containers vervoeren, alsook schepen met vaste tanks aan boord, is reeds uitgebreid tot de onderstaande scheepstypes:

• Schepen die vallen onder artikel 12.01, eerste lid, onderdeel a van het RPR die goederen vervoeren waarop het ADN van toepassing is;
• Schepen die vallen onder artikel 12.01, eerste lid, onderdeel d van het RPR met een lengte van meer dan 110 meter;
• Hotelschepen die vallen onder artikel 12.01, eerste lid, onderdeel e van het RPR;
• Zeeschepen die vallen onder artikel 12.01, eerste lid, onderdeel f van het RPR;
• Schepen die vallen onder artikel 12.01, eerste lid, onderdeel g van het RPR die een LNG-systeem aan boord hebben;
• Bijzondere transporten als bedoeld in artikel 1.21 zoals vermeld in artikel 12.01, eerste lid, onderdeel h van het RPR.

Let op: Alle bovenstaande dikgedrukte schepen (de zogenaamde ‘doelgroep schepen’) dienen zich vóór vertrek elektronisch te melden bij de eerste verkeerspost of vaarwegautoriteit op de route.

1.2 Welke gegevens moeten gemeld worden?

Om aan de elektronische meldplicht te voldoen, dienen de onderstaande gegevens gemeld te worden aan de vaarwegautoriteiten. De BICS-software voorziet u op een eenvoudige en overzichtelijke manier in het bundelen en elektronisch melden van de onderstaande reis- & ladinggegevens aan een vaarwegautoriteit, conform de wettelijke meldplicht:

• Naam van het schip; en bij samenstellen van alle schepen van het samenstel;
• Uniek Europees scheepsidentificatienummer (ENI-nummer), IMO-nummer voor zeeschepen; van het schip en bij samenstellen van alle schepen van het samenstel;
• Type vaartuig of samenstel; en bij samenstellen type vaartuig voor alle schepen overeenkomstig de in het eerste lid genoemde berichten;
• Laadvermogen; van het schip en bij samenstellen van alle schepen van het samenstel;
• Lengte en breedte van het schip; en bij samenstellen lengte en breedte van het samenstel en van alle schepen van het samenstel;
• Aanwezigheid van een LNG-installatie aan boord;
• Voor een schip dat goederen vervoert waarop het ADN van toepassing is:
  • De VN-nummers of de nummers van de gevaarlijke goederen;
  • De officiële benaming voor het vervoer van de gevaarlijke goederen;
  • De klasse, de classificatiecode en eventueel de verpakkingsgroep van de gevaarlijke goederen;
  • De totale hoeveelheid van de gevaarlijke goederen, waarop deze gegevens betrekking hebben;
  • Het aantal blauwe lichten/kegels;
• Voor een schip dat goederen vervoert waarop het ADN niet van toepassing is en die niet in containers worden vervoerd: soort en hoeveelheid lading;
• Aantal containers aan boord naar grootte en beladingstoestand (beladen of onbeladen) en de respectievelijke plaats van containers overeenkomstig het stuwplan en containertype;
• Containernummer van de containers met gevaarlijke goederen;
• Totaalaantal personen aan boord en voor zover van toepassing het aantal passagiers;
• Positie en vaarrichting;
• Diepgang, indien de bevoegde autoriteit hierom vraagt;
• Route met opgave van de vertrek- en bestemmingshaven;
• Haven waar is geladen;
• Haven waar wordt gelost.

1.3 Waarvoor dienen elektronische meldingen?

Elektronische meldingen worden gebruikt ter ondersteuning van verschillende RIS-diensten met betrekking tot de volgende doeleinden:

• Verkeersbegeleiding (strategische verkeersinformatie, sluis- en brugbeheer);
• Calamiteitenbestrijding;
• Transportmanagement (haven en terminalmanagement, lading- en vlootmanagement);
• Statistiek;
• Te betalen kosten voor gebruik waterwegeninfrastructuur;
• Grenscontrole;
• Douanediensten.

2. De meldprocedure

2.1 Wat wordt bij BICS verstaan onder een 'reis'?

Een “reis” is als het schip van de haven van vertrek (starthaven) naar de volgende haven van zijn bestemming vaart (doelhaven). Dat is bijvoorbeeld het traject dat een schip vaart van de haven(s) waar geladen wordt naar de eerste haven waar gelost wordt of een deel van de lading gelost wordt.

2.2 Op welk moment moet een reis aangemeld worden?

U moet uw reis, inclusief de bijbehorende gegevens, vóór vertrek uit de haven of ligplaats elektronisch melden bij de eerste verkeerspost of vaarwegautoriteit op uw route.

2.3 Wanneer eindigt een reis?

U moet uw reis altijd beëindigen (en waar nodig een nieuwe reis aan te melden) wanneer:

• U bent aangekomen bij uw eindbestemming.
• Er (tussentijds) geladen of gelost wordt.
• Er wijzigingen aan de lading plaatsvinden.
• Er wijzigingen aan het aantal personen aan boord (inclusief passagiers) plaatsvinden.
• De bestemming tussentijds gewijzigd wordt.
• De afmetingen van het samenstel wijzigen, inclusief het toevoegen of verwijderen van een bak.

Let op: Wilt u weer gaan varen na een van de bovenste situaties? Maak en meld dan een nieuwe reis aan met BICS. Zie paragraaf 2.7 voor informatie over wanneer u een reis mag wijzigen.

Een voorbeeld: U vaart met een schip van Rotterdam naar Bazel en lost en laadt een deel van de lading in Duisburg. In dit voorbeeld is de starthaven Rotterdam en de doelhaven Duisburg. Vervolgens moet er een nieuwe elektronische melding worden verzonden met Duisburg als starthaven en Bazel als doelhaven.

2.4 Wanneer pauzeert een reis?

Een reis moet worden gepauzeerd wanneer het schip de aangemelde reis langer dan twee uur onderbreekt. In dat geval moet u zowel het begin als het einde van deze onderbreking elektronisch melden. Zodra de onderbreking voorbij is, moet u ook de hervatting van de reis doorgeven via BICS.

2.5 Werkwijze

Voer de geplande reis en ladinggegevens in met behulp van de BICS-software. Deze software maakt het eenvoudig om de benodigde gegevens in te voeren. U kunt ook een aparte stuwageapplicatie gebruiken om containerlaadlijsten e.d. in te lezen en de stuwageplanning uit te voeren.

Voor samenstellen: Als u een reis met een samenstel wilt invoeren, dient u de lading per bak op te geven (ook als de bakken leeg zijn, kiest u "LEEG" als lading). Daarna selecteert u het juiste samensteltype en controleert u de berekende afmetingen (lengte, breedte en diepgang), waarbij u indien nodig correcties aanbrengt. Zorg ervoor dat u altijd de actuele afmetingen van het transport opgeeft.

Na het invoeren van de benodigde gegevens in BICS, verstuurt u de aangemaakte reis naar de vaarwegautoriteit door op "OPSLAAN EN AANMELDEN" te klikken.

Heeft u uw eindbestemming bereikt, of doet zich een situatie voor zoals beschreven in paragraaf 2.3? Meld dan uw reis als beëindigd door in BICS op "REIS BEËINDIGEN" te klikken.

2.6 Welk eerste meldpunt moet opgegeven worden?

Voor vertrekpunten in Nederland en bepaalde vertrekpunten in België wordt het eerste meldpunt automatisch door BICS ingevuld. Als dit niet automatisch gebeurt, moet u dit zelf invoeren.
Wilt u zich bij een andere autoriteit melden, bijvoorbeeld wanneer u zich dicht bij de grens bevindt en het gebied van die autoriteit dreigt te verlaten, dan kunt u het eerste meldpunt handmatig aanpassen.

2.6.1 Meldpunten Rijn

Bij het starten van een reis op de Rijn buiten Nederland vraagt BICS altijd om het eerste meldpunt in te voeren. Afhankelijk van de plaats van vertrek vult u een van de volgende meldpunten in:

Afvaart:

Opvaart:

2.6.2 Meldpunten Moezel

Bij het varen op de Moezel vult u afhankelijk van de plaats van vertrek een van de volgende meldpunten in:

• Van Koblenz (waar het verkeer wisselt tussen de Rijn, de Moezel en de Saar) tot aan de monding van de Sûre moet gemeld worden bij de verkeerscentrale OBERWESEL.
• Van de monding van de Sûre tot Apach meldt de opvaart zich bij het controlecentrum van de sluis GREVENMACHER, terwijl de afvaart zich meldt bij de sluis STADTBREDIMUS.
• Tussen Apach en Metz dienen schippers zich te melden bij de verkeerscentrale KOENIGSMACKER.

2.7 Wanneer moet u een reis heraanmelden, wijzigen of annuleren?

• Heraanmelden: Een heraanmelding is vereist bij grensovergangen wanneer de reis nog niet bekend is bij het land waar u naartoe vaart.
• Wijzigen: Kleine correcties binnen dezelfde reis (zoals afmetingen, lading, gewichten en personen aan boord) moeten in BICS via de functie "WIJZIGEN" worden doorgevoerd en gemeld. Twijfelt u of de correctie klein genoeg is? Meld dan een nieuwe reis aan.
  Let op: Grote wijzigingen in de afmetingen van uw samenstel, ladingen (inclusief passagiers) en/of bestemmingen moeten altijd als een nieuwe reis worden gemeld.
• Annuleren: Als een eerder aangemelde reis niet doorgaat, wordt uitgesteld of de bestemming verandert, moet u de aangemelde reis via BICS annuleren.

2.8 Marifoongebruik

Als u eerder reis- en ladinggegevens via de marifoon heeft doorgegeven en vervolgens uw reisgegevens elektronisch meldt, informeer dan de verkeerspost hierover via de marifoon.

3. Contactgegevens

3.1 De BICS-helpdesk

T: +31 88 20 22 600 (openingstijden: maandag t/m vrijdag 9.00 - 17.00 uur)
E: helpdesk@bics.nl

3.2 Meldapplicaties en stuwagepakketten – ondersteuning

ContainerPlanner (Autena Marine – support):
T: +31 24 355 63 10
E: info@autena.nl

RiverGuide (Teqplay – support):
T: +31 10 300 6737
E: support@teqplay.nl

Tresco (Tresco Engineering BV – support):
T: +32 3 231 07 31
E: info@tresco.eu

Periskal (Periskal group – support):
T: +32 3 669 57 36
E: support@periskal.com

Stuwplan (Lyrae – support):
E: contact@lyrae.nl

3.3 Telefoonnummers belangrijkste verkeersposten

Contactgegevens van enkele overige posten kunt u hier vinden.