Handleiding: Invoeren en aanmelden van een reis

De BICS-software is specifiek gebouwd voor het elektronisch kunnen invoeren en aanmelden van scheepsreizen. Deze handleiding legt in stappen uit hoe u uw reis- en ladinggegevens kan melden aan de vaarwegbeheerder met behulp van BICS.

Inhoud

  1. BICS opstarten en inloggen
  2. Reisgegevens invoeren
  3. Reis aanmelden

1. BICS opstarten en inloggen

Open BICS door op de BICS2-snelkoppeling te klikken op uw bureaublad. Als u geen snelkoppeling heeft, dan kunt u BICS ook openen door in uw browser te navigeren naar "http://localhost".

Na het openen van BICS verschijnt het inlogscherm. Standaard kunt u inloggen met de gebruikersnaam "bics2" en het wachtwoord "bics2", tenzij u deze zelf aangepast heeft in uw BICS.

2. Reisgegevens invoeren

Om een nieuwe reis aan te maken klik u in het hoofdscherm op "+ Nieuwe reis". Dit zal een scherm openen waarin u een scheepsreis aan kunt gaan maken. Onderstaand worden alle invoervelden beschreven. De velden gemarkeerd met een * zijn verplicht om bij elke reis in te vullen.

Let op: De verantwoordelijkheid voor het opgeven van de juiste gegevens ligt bij de schipper.

2.1 Reis

  • Vertrek*: Vul hier de vertreklocatie van de reis in.
  • Vertrekdatum*: Vul hier de vertrekdatum van de reis in. Deze wordt automatisch ingevuld met de huidige datum.
  • Vertrektijd*: Vul hier de vertrektijd van de reis in. Deze wordt automatisch ingevuld met het huidige tijdstip.
  • + Voeg tussenpunt toe: Klik op "+ Voeg tussenpunt toe" om een tussenpunt aan de reis toe te voegen en vul de gevraagde informatie in. Dit is bijvoorbeeld van toepassing in Vlaanderen t.b.v. vaarwegvergunningen. Klik nogmaals op "+ Voeg tussenpunt toe" om nog een tussenpunt toe te voegen.
  • Bestemming*: Vul hier de bestemmingslocatie van de reis in.
  • Aankomstdatum*: Vul hier de aankomstdatum van de reis in.
  • Aankomsttijd*: Vul hier de aankomsttijd van de reis in.
  • Eerste meldpunt*: Selecteer hier het eerste punt waar de reis aangemeld dient te worden. Het kan zijn dat dit veld automatisch voor u ingevuld wordt. Dit gebeurt op basis van de vertreklocatie.
  • Handmatig overschrijven: Indien een eerste meldpunt automatisch ingevuld is, kan deze optie eventueel gebruikt worden om het meldpunt handmatig te overschrijven. Het gebruik van deze optie is op eigen risico.

Wanneer u vaak dezelfde route vaart, kunt u een eerder aangemaakte reis ook kopiƫren in het hoofdscherm.

2.2 Bemanning/passagiers

  • Personen (totaal)*: Vul hier het totaalaantal personen, inclusief passagiers, aan boord van de varende eenheid in.
  • Waarvan passagiers: Vul hier in hoeveel van het totaalaantal personen passagiers zijn.

2.3 Administratieve gegevens

  • Factuuradres: Selecteer hier voor eventuele facturering een adres uit uw BICS-adresboek.
  • Transportdocument / Vergunningsdocument: Vul hier een eventueel transport- of vergunningsdocumentnummer in.
  • Bijzonder transport: Vink deze optie aan als de reis een bijzonder transport betreft. Vul in dat geval vervolgens ook een transportdocumentnummer in.

2.4 Varende eenheid

  • Casco*: Selecteer hier het vaartuig behorende bij de reis.
  • + Nieuw casco: Klik op deze knop om een nieuw vaartuig aan te maken in BICS.
  • Actuele diepgang*: Vul hier de actuele diepgang in meters in.
  • Lengte*: Vul hier de actuele lengte in meters in. Deze wordt standaard voor u ingevuld.
  • Breedte*: Vul hier de actuele breedte in meters in. Deze wordt standaard voor u ingevuld.
  • Hoogte*: Vul hier de actuele hoogte in meters in. Deze wordt standaard voor u ingevuld.
  • Verwijderen: Klik op deze knop om een eerder geselecteerd vaartuig te verwijderen uit de reis.
  • + Casco toevoegen: Klik hier om nog een vaartuig toe te voegen aan de varende eenheid (bijvoorbeeld wanneer er met een extra bak gevaren wordt).

Wanneer u meer dan 1 vaartuig aan de reis toevoegt, maakt BICS daar automatisch een samenstel van. In dat geval worden ook de onderstaande gegevens gevraagd:

  • Naamgevend schip: Selecteer hier het naamgevend schip van het samenstel. Het naamgevend schip is over het algemeen het schip wat het samenstel aandrijft.
  • Samensteltype: Selecteer hier het correcte samensteltype.
  • Samenstel bepalen: Klik op deze knop om BICS het samensteltype voor u te laten bepalen.
  • Actuele diepgang: Vul hier de actuele diepgang van het samenstel in meters in.
  • Lengte: Vul hier de actuele lengte van het samenstel in meters in. Deze wordt standaard voor u ingevuld, nadat u een samensteltype gekozen heeft. De operationele afmetingen zijn overschrijfbaar met de actuele afmetingen (bijvoorbeeld wanneer het een ponton met uitstekende lading of kraan betreft).
  • Breedte: Vul hier de actuele breedte van het samenstel in meters in. Deze wordt standaard voor u ingevuld, nadat u een samensteltype gekozen heeft. De operationele afmetingen zijn overschrijfbaar met de actuele afmetingen (bijvoorbeeld wanneer het een ponton met uitstekende lading of kraan betreft).
  • Hoogte: Vul hier de actuele hoogte van het samenstel in meters in. Deze wordt standaard voor u ingevuld, nadat u een samensteltype gekozen heeft. De operationele afmetingen zijn overschrijfbaar met de actuele afmetingen (bijvoorbeeld wanneer het een ponton met uitstekende lading of kraan betreft).
  • OriĆ«ntatie: Selecteer hier of de oriĆ«ntatie van het samenstel breed of lang is. 
    Let op: Deze keuze beĆÆnvloed automatisch de opgegeven lengte- en breedtematen van het samenstel.

2.5 Lading

  • + Lading toevoegen: Klik op deze knop om lading aan de reis toe te voegen.
    • Laadplaats: Selecteer hier de laadplaats. Deze wordt automatisch ingevuld met de opgegeven vertreklocatie.
    • Losplaats: Selecteer hier de losplaats. Deze wordt automatisch ingevuld met de opgegeven bestemming.
    • + Goederen toevoegen: Klik op deze knop om goederen aan de reis toe te voegen. Dit zal een nieuw venster openen, waarin de volgende gegevens gevraagd worden:
      • Casco: Selecteer hier het vaartuig waarop het goed zich bevindt.
      • Transportvorm: Selecteer hier de transportvorm. Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer er een casco is geselecteerd, waarbij een standaard transportvorm ingevuld is.
      • Gevaarlijke stoffen: Selecteer hier of het goed een gevaarlijke stof betreft.
      • Goederen: Vul hier de naam van het goed in.
      • Leeg van: Vink deze optie aan wanneer het vaartuig leeg van een bepaald goed is.
        Let op: Vooral voor tankschepen is het 'leeg van' aangeven van groot belang, aangezien er gevaarlijke gassen kunnen achterblijven na het lossen. Deze informatie wordt meegenomen bij het berekenen van de seinvoering.
      • Niet meenemen in seinvoering: Indien het goed een gevaarlijke stof betreft, kan deze optie aangevinkt worden om te voorkomen dat het goed meegenomen wordt in de berekening van de seinvoering, bijvoorbeeld vanwege "Limited Quantity".
      • Aanvullende omschrijving: Vul hier eventueel een aanvullende omschrijving van het goed in.
    • Verwijder lading: Klik op deze knop om een eerder toegevoegde lading uit de reis te verwijderen.
  • Containermatrix wijzigen: Indien de reis containers bevat, kan deze knop aangeklikt worden om de containermatrix te wijzigen.

Wanneer u vaak dezelfde lading vervoert, kunt u een eerder aangemaakte reis ook kopiƫren in het hoofdscherm.

2.6 Seinvoering

  • Seinvoering*: Selecteer hier de correcte seinvoering van de varende eenheid. Deze gevarenindicatie is van belang bij het vervoeren van gevaarlijke stoffen.
  • Seinvoering berekenen: Klik hier om BICS automatisch de seinvoering voor de reis te laten berekenen. BICS baseert de berekening o.a. op de goederen die aan de reis toegevoegd zijn.
    Let op: De verantwoordelijkheid voor de juiste seinvoering ligt bij de schipper.

3. Reis aanmelden

Nadat u alle reisgegevens hebt ingevuld, heeft u twee opties:

  • Opslaan en aanmelden: Hiermee slaat u de aangemaakte reis op in BICS, Ć©n wordt deze voor u aangemeld bij de vaarwegbeheerder. Voordat u de aangemaakt reis aanmeldt, krijgt u de mogelijkheid een extra ontvangend e-mailadres op te geven. Een kopie van de reismelding zal dan ook naar dat e-mailadres gestuurd worden.
  • Opslaan: Hiermee slaat u de aangemaakte reis enkel op in BICS. De reis wordt hiermee dus niet aangemeld bij de vaarwegbeheerder. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer u verwacht de reisgegevens nog te moeten wijzigen, wanneer uw reis nog niet gestart is.

Let op: Meld scheepsreizen niet later dan 15 minuten voor vertrek aan. De berichtafhandeling kan namelijk enige tijd in beslag nemen.

Na het aanmelden van de reis kunt u in het hoofdscherm van BICS de status van deze reis inzien. Uitleg over de verschillende statussen vindt u hier.