In geval van bijzondere transporten moeten de scheepsreizen elektronisch worden gemeld (zie artikel 1.21 van het Rijnvaartpolitiereglement). De BICS-software kan worden gebruikt om aan deze meldplicht te voldoen. Bij het elektronisch melden van bijzondere transporten kunnen er afwijkende situaties optreden vanwege de samenstelling van de varende eenheid. In deze instructiekaart worden deze situaties beschreven en instructies gegeven voor het melden van deze reizen met BICS. Tevens wordt uitgelegd hoe u uw vergunningsnummer en goederen kunt invoeren.
Inhoud
1. De varende eenheid invoeren
Bijzondere transporten kunnen zich voordoen bij verschillende typen varende eenheden, variërend van een enkel vaartuig tot een samenstel. In BICS zijn diverse mogelijkheden beschikbaar om deze bijzondere transporten correct elektronisch aan te kunnen melden. Het is echter essentieel dat de reisgegevens nauwkeurig worden ingevoerd in BICS. In de onderstaande opsomming ziet u welke paragrafen van toepassing zijn op de verschillende situaties.
- Wanneer de varende eenheid bestaat uit een enkel casco
- Wanneer de ENI-nummers van alle casco’s in het samenstel bekend zijn
- Wanneer de ENI-nummers van de casco’s in het samenstel deels bekend en deels onbekend zijn
- Wanneer alleen het ENI-nummer van het naamgevend schip in het samenstel bekend is
Let op: voordat u een nieuwe reis gaat invoeren, moet u in BICS een apart casco aanmaken voor elk vaartuig in uw bijzondere transport waarvoor een ENI-nummer bekend is. Voor elk aangemaakt casco moet u het relevante ENI-nummer en de afmetingen vermelden.
1.1 Wanneer de varende eenheid bestaat uit een enkel casco
Deze paragraaf is alleen van toepassing wanneer de varende eenheid enkel bestaat uit het naamgevend schip.
- Klik op "+ Nieuwe reis" in het hoofdscherm van BICS.
- Navigeer naar het onderdeel "Varende eenheid" en selecteer bij "Casco" het correcte vaartuig.
- Wijzig nu de actuele diepgang, lengte, breedte en hoogte naar de werkelijke afmetingen van het bijzonder transport.
- Geef vervolgens het vergunningsnummer op, zoals beschreven in hoofdstuk 2.
1.2 Wanneer de ENI-nummers van alle casco’s in het samenstel bekend zijn
Deze paragraaf is alleen van toepassing wanneer de ENI-nummers van alle casco’s in het samenstel bekend zijn.
- Klik op "+ Nieuwe reis" in het hoofdscherm van BICS.
- Navigeer naar het onderdeel "Varende eenheid" en selecteer bij "Casco" het eerste vaartuig.
- Klik vervolgens op "+ Casco toevoegen" en voeg het volgende vaartuig toe.
- Herhaal deze stap totdat alle vaartuigen zijn toegevoegd.
- Selecteer onder "Naamgevend schip" het naamgevende schip van het samenstel.
- Selecteer vervolgens het correcte samensteltype. Het is belangrijk dat het gekozen samensteltype
overeenkomt met de feitelijke samenstelling van uw varende eenheid. - Selecteer onder "Oriëntatie" of deze breed of lang is.
- Controleer of de afmetingen van het samenstel overeenkomen met de werkelijke omvang van het bijzonder transport en wijzig deze waar nodig.
- Geef vervolgens het vergunningsnummer op, zoals beschreven in hoofdstuk 2.
1.3 Wanneer de ENI-nummers van de casco’s in het samenstel deels bekend en deels onbekend zijn
Deze paragraaf is alleen van toepassing wanneer niet alle ENI-nummers van de casco’s in het samenstel bekend
zijn.
- Klik op "+ Nieuwe reis" in het hoofdscherm van BICS.
- Navigeer naar het onderdeel "Varende eenheid" en selecteer bij "Casco" het eerste vaartuig.
- Klik vervolgens op "+ Casco toevoegen" en voeg het volgende vaartuig toe.
- Herhaal deze stap totdat alle vaartuigen mét een ENI zijn toegevoegd.
- Selecteer onder "Naamgevend schip" het naamgevende schip van het samenstel.
- Selecteer vervolgens het correcte samensteltype. Het is belangrijk dat het gekozen samensteltype
overeenkomt met de feitelijke samenstelling van uw varende eenheid. - Selecteer onder "Oriëntatie" of deze breed of lang is.
- Pas de afmetingen van het samenstel aan, zodat deze overeenkomen met de gehele omvang van het bijzonder transport (de afmetingen van de ontbrekende casco's zonder ENI-nummers moeten dus handmatig bijgeteld worden).
- Geef vervolgens het vergunningsnummer op, zoals beschreven in hoofdstuk 2.
1.4 Wanneer alleen het ENI-nummer van het naamgevend schip in het samenstel bekend is
Deze paragraaf is uitsluitend van toepassing wanneer alleen het ENI-nummer van het naamgevend schip in het samenstel bekend is.
- Klik op "+ Nieuwe reis" in het hoofdscherm van BICS.
- Navigeer naar het onderdeel "Varende eenheid" en selecteer bij "Casco" het correcte vaartuig.
- Pas vervolgens de afmetingen aan, zodat deze overeenkomen met de gehele omvang van het bijzonder transport (de afmetingen van de ontbrekende casco's zonder ENI-nummers moeten dus handmatig bijgeteld worden).
- Geef vervolgens het vergunningsnummer op, zoals beschreven in hoofdstuk 2.
2. Het vergunningsnummer invoeren
Als u een vergunningsnummer voor uw bijzondere transport heeft ontvangen, moet u dit nummer ook in BICS invoeren zodat deze wordt opgenomen in uw reisaanmelding. Volg hiervoor de onderstaande stappen. Let op: het is belangrijk dat u uw vergunningsnummer vermeldt in uw reisaanmelding, zodat de reis kan worden aangemerkt als een bijzonder transport.
- Navigeer naar het onderdeel "Administratieve gegevens" en vink "Bijzonder transport" aan.
- Vermeld vervolgens het vergunningsnummer in het veld "Transportdocument / Vergunningsdocument".
- Geef vervolgens de lading op, zoals beschreven in hoofdstuk 3.
3. De lading invoeren
Als het bijzondere transport ook goederen vervoert, dan moeten deze ook toegevoegd worden aan uw reismelding. Volg hiervoor de onderstaande stappen.
- Navigeer naar het onderdeel "Lading" en klik op "+ Lading toevoegen".
- Klik op "+ Goederen toevoegen".
- Selecteer het betreffende goed, vul de gevraagde gegevens in en klik op "Opslaan"
- Als u bepaalde goederen niet kunt vinden, selecteer dan "Overige goederen niet elders genoemd" (code 9909009998). Geef in dit geval ook een beschrijving van het goed op in het veld "Aanvullende omschrijving".
- Herhaal deze stap totdat alle goederen toegevoegd zijn.
Tot slot moeten alle overige gevraagde reisgegevens ingevoerd worden, waarna u de reis aan kunt melden.