Manuel : Procédure de déclaration électronique avec BICS

Ce manuel contient des instructions pour les navigateurs qui doivent se conformer à l'obligation de déclaration électronique et qui souhaitent se signaler aux autorités de la voie navigable via BICS.

Contenu

1. L'obligation de déclaration électronique
   • Qui doit se déclarer électroniquement ?
   • Quelles informations doivent être déclarées ?
   • À quoi servent les déclarations électroniques ?
2. La procédure de déclaration
   • Que signifie une 'voyage' selon BICS ?
   • À quel moment un voyage doit-il être déclaré ?
   • Quand un voyage se termine-t-il ?
   • Quand un voyage est-il en pause ?
   • Méthode de travail
   • Quel premier point de déclaration doit être indiqué ?
   • Quand devez-vous réannoncer, modifier ou annuler un voyage ?
   • Utilisation de la radio VHF
3. Coordonnées
   • Le service d'assistance BICS
   • Applications de signalement et paquets de saisissage – assistance
   • Numéros de téléphone des principaux postes de contrôle

1. L'obligation de déclaration électronique

1.1 Qui doit se déclarer électroniquement ?

Depuis le 1er décembre 2021, les données (conformément à l'obligation de déclaration définie dans l'article 12.01 du RPR) doivent généralement être déclarées électroniquement. L'obligation de déclaration électronique, qui jusqu'à cette date ne s'appliquait qu'aux assemblages et aux bateaux transportant des conteneurs, ainsi qu'aux bateaux avec des réservoirs fixes à bord, a été étendue aux types de navires suivants :

• Bateaux relevant de l'article 12.01, premier alinéa, point a du RPR transportant des marchandises soumises à l'ADN;
• Bateaux relevant de l'article 12.01, premier alinéa, point d du RPR mesurant plus de 110 mètres;
• Bateaux-hôtels relevant de l'article 12.01, premier alinéa, point e du RPR;
• Bateaux de mer relevant de l'article 12.01, premier alinéa, point f du RPR;
• Bateaux relevant de l'article 12.01, premier alinéa, point g du RPR équipés d'un installations à GNL;
• Transports spéciaux au sens de l'article 1.21 tel que mentionné dans l'article 12.01, premier alinéa, point h du RPR.

Remarque : Tous les bateaux ci-dessus en gras (les soi-disant ‘bateaux cibles’) doivent se déclarer électroniquement avant de partir auprès du premier poste de contrôle ou de l'autorité de la voie navigable sur l'itinéraire.

1.2 Quelles informations doivent être déclarées ?

Pour se conformer à l'obligation de déclaration électronique, les informations suivantes doivent être déclarées aux autorités de la voie navigable. Le logiciel BICS vous permet de regrouper et de déclarer électroniquement de manière simple et claire les informations suivantes sur les voyages et les cargaisons à une autorité de la voie navigable, conformément à l'obligation légale de déclaration :

• Nom du navire; et pour les assemblages de tous les navires de l'assemblage;
• Numéro d'identification unique européen (numéro ENI), numéro IMO pour les navires de mer; du navire et pour les assemblages de tous les navires de l'assemblage;
• Type de navire ou d'assemblage; et pour les assemblages, type de navire pour tous les navires conformément aux messages mentionnés dans le premier alinéa;
• Capacité de charge; du navire et pour les assemblages de tous les navires de l'assemblage;
• Longueur et largeur du navire; et pour les assemblages, longueur et largeur de l'assemblage et de tous les navires de l'assemblage;
• Présence d'une installation à GNL à bord;
• Pour un navire transportant des marchandises soumises à l'ADN :
  • Les numéros UN ou les numéros des marchandises dangereuses;
  • La désignation officielle pour le transport des marchandises dangereuses;
  • La classe, le code de classification et éventuellement le groupe d'emballage des marchandises dangereuses;
  • La quantité totale des marchandises dangereuses concernées;
  • Le nombre de feux bleus/cones;
• Pour un navire transportant des marchandises non soumises à l'ADN et qui ne sont pas transportées en conteneurs : type et quantité de la cargaison;
• Nombre de conteneurs à bord par taille et état de chargement (chargé ou déchargé) et emplacement respectif des conteneurs conformément au plan de chargement et au type de conteneur;
• Numéro de conteneur des conteneurs avec des marchandises dangereuses;
• Nombre total de personnes à bord et, le cas échéant, nombre de passagers;
• Position et direction de navigation;
• Le tirant d'eau, si l'autorité compétente le demande;
• Itinéraire avec indication du port de départ et du port de destination;
• Port où a eu lieu le chargement;
• Port où a lieu le déchargement.

1.3 À quoi servent les déclarations électroniques ?

Les déclarations électroniques sont utilisées pour soutenir divers services RIS concernant les objectifs suivants :

• Gestion du trafic (informations stratégiques sur le trafic, gestion des écluses et des ponts);
• Gestion des situations d'urgence;
• Gestion du transport (gestion des ports et des terminaux, gestion des cargaisons et de la flotte);
• Statistiques;
• Frais d'utilisation des infrastructures de voies navigables;
• Contrôle des frontières;
• Services douaniers.

2. La procédure de déclaration

2.1 Que signifie un 'voyage' selon BICS ?

Un « voyage » est lorsque le navire navigue du port de départ (port de départ) au prochain port de sa destination (port de destination). C'est par exemple le trajet qu'un navire emprunte depuis le(s) port(s) où il est chargé jusqu'au premier port où il est déchargé ou une partie de la cargaison est déchargée.

2.2 À quel moment un voyage doit-il être déclaré ?

Vous devez déclarer votre voyage, y compris les informations associées, avant le départ du port ou du lieu de stationnement auprès du premier poste de contrôle ou de l'autorité de la voie navigable sur votre route.

2.3 Quand se termine un voyage ?

Vous devez toujours terminer (et si nécessaire, déclarer un nouveau voyage) lorsque :

• Vous êtes arrivé à votre destination finale.
• Il y a eu du chargement ou du déchargement (intermédiaire).
• Des modifications ont été apportées à la cargaison.
• Des modifications ont été apportées au nombre de personnes à bord (y compris les passagers).
• La destination a été modifiée en cours de route.
• Les dimensions de l'assemblage changent, y compris l'ajout ou la suppression d'un conteneur.

Remarque : Souhaitez-vous naviguer à nouveau après l'une des situations ci-dessus ? Créez et déclarez alors un nouveau voyage avec BICS. Voir le paragraphe 2.7 pour des informations sur quand vous pouvez modifier un voyage.

Un exemple : Vous naviguez avec un navire de Rotterdam à Bâle et déchargez et chargez une partie de la cargaison à Duisbourg. Dans cet exemple, le port de départ est Rotterdam et le port de destination est Duisbourg. Ensuite, une nouvelle notification électronique doit être envoyée avec Duisbourg comme port de départ et Bâle comme port de destination.

2.4 Quand un voyage est-il mis en pause ?

Un voyage doit être mis en pause lorsque le navire interrompe le voyage déclaré pendant plus de deux heures. Dans ce cas, vous devez déclarer électroniquement le début et la fin de cette interruption. Dès que l'interruption est terminée, vous devez également signaler la reprise du voyage via BICS.

2.5 Méthode de travail

Saisissez les données du voyage prévu et de la cargaison à l'aide du logiciel BICS. Ce logiciel facilite la saisie des informations nécessaires. Vous pouvez également utiliser une application de stuwage distincte pour lire les listes de chargement des conteneurs, etc., et effectuer la planification de la stuwage.

Pour les assemblages : Si vous souhaitez saisir un voyage avec un assemblage, vous devez indiquer la cargaison par conteneur (même si les conteneurs sont vides, sélectionnez "VIDEZ LE BATEAU" comme cargaison). Ensuite, sélectionnez le type d'assemblage approprié et vérifiez les dimensions calculées (longueur, largeur et tirant d'eau), en apportant les corrections nécessaires si besoin. Assurez-vous toujours de fournir les dimensions actuelles du transport.

Après avoir saisi les données nécessaires dans BICS, envoyez le voyage créé à l'autorité de la voie navigable en cliquant sur "SAUVEGARDER ET ANNONCER".

Avez-vous atteint votre destination finale, ou se produit une situation comme décrite au paragraphe 2.3 ? Déclarez alors votre voyage comme terminé en cliquant sur "METTRE FIN AU VOYAGE" dans BICS.

2.6 Quel premier point de déclaration doit être indiqué ?

Pour les points de départ aux Pays-Bas et certains points de départ en Belgique, le premier point de déclaration est automatiquement renseigné par BICS. Si cela ne se fait pas automatiquement, vous devez le saisir vous-même.
Si vous souhaitez vous déclarer auprès d'une autre autorité, par exemple lorsque vous vous trouvez près de la frontière et que vous risquez de quitter la zone de cette autorité, vous pouvez modifier manuellement le premier point de déclaration.

2.6.1 Points de signalement du Rhin

Lors du démarrage d'un voyage sur le Rhin en dehors des Pays-Bas, BICS demande toujours de saisir le premier point de déclaration. En fonction du lieu de départ, vous devez entrer l'un des points de déclaration suivants :

Descente :

Montée :

2.6.2 Points de signalement Moselle

Lors de la navigation sur la Moselle, vous devez signaler votre position à l'un des points de signalement suivants, en fonction du lieu de départ :

• De Koblenz (où le trafic alterne entre le Rhin, la Moselle et la Sarre) jusqu'à l'embouchure de la Sûre, il faut se signaler au centre de contrôle du trafic OBERWESEL.
• De l'embouchure de la Sûre jusqu'à Apach, les bateaux montant la rivière doivent se signaler au centre de contrôle de l'écluse de GREVENMACHER, tandis que ceux descendant la rivière doivent se signaler à l'écluse de STADTBREDIMUS.
• Entre Apach et Metz, les marins doivent se signaler au centre de contrôle du trafic KOENIGSMACKER.

2.7 Quand devez-vous réannoncer, modifier ou annuler un voyage ?

• Réannoncer : Une réenregistrement est nécessaire aux passages de frontière lorsque le voyage n'est pas encore connu du pays vers lequel vous naviguez.
• Modifier : Les petites corrections au sein du même voyage (telles que les dimensions, la cargaison, les poids et le nombre de personnes à bord) doivent être effectuées et signalées dans BICS via la fonction "MODIFIER". Vous doutez si la correction est suffisamment petite ? Déclarez alors un nouveau voyage.
  Remarque : Les changements importants dans les dimensions de votre assemblage, les cargaisons (y compris les passagers) et/ou les destinations doivent toujours être déclarés comme un nouveau voyage.
• Annuler : Si un voyage précédemment déclaré ne se réalise pas, est reporté ou si la destination change, vous devez annuler le voyage déclaré via BICS.

2.8 Utilisation de la radio VHF

Si vous avez précédemment transmis des données de voyage et de cargaison par radio VHF et que vous déclarez ensuite vos données de voyage électroniquement, informez le poste de contrôle à ce sujet par radio VHF.

3. Coordonnées

3.1 Le service d'assistance BICS

Tél : +31 88 20 22 600 (heures d'ouverture : du lundi au vendredi de 9h00 à 17h00)
E : helpdesk@bics.nl

3.2 Applications de signalement et paquets de saisissage – assistance

ContainerPlanner (Autena Marine – support) :
Tél : +31 24 355 63 10
E : info@autena.nl

RiverGuide (Teqplay – support) :
Tél: +31 10 300 6737
E: support@teqplay.nl

Tresco (Tresco Engineering BV – support) :
Tél : +32 3 231 07 31
E : info@tresco.eu

Periskal (Periskal group – support) :
Tél : +32 3 669 57 36
E : support@periskal.com

Stuwplan (Lyrae – support) :
E : contact@lyrae.nl

3.3 Numéros de téléphone des principaux postes de contrôle

Les coordonnées de quelques autres postes sont disponibles ici.