Veelgestelde vragen (FAQ)

Op deze pagina worden verschillende veelgestelde vragen beantwoord. Staat het antwoord op uw vraag er niet tussen? Neem dan contact op met de BICS-helpdesk.

BICS algemeen:

Accounts:

Installeren/Verwijderen van BICS:

Gebruik van BICS:

 


BICS algemeen

Wat is BICS en waar staat het voor?
BICS staat voor het Binnenvaart Informatie en Communicatie Systeem en is een computerprogramma, waarmee binnenvaartschippers hun reis- en ladinggegevens elektronisch aan vaarwegautoriteiten kunnen melden. BICS gebruikt internationale standaarden voor elektronisch melden. BICS kan daarom ook in andere Europese landen toegepast worden. Voor meer informatie over BICS kunt u terecht op de achtergrondinformatie pagina.

Is BICS geschikt voor de Elektronische meldplicht?
BICS is volledig in staat om te voldoen aan de vereisten van de elektronische meldplicht voor alle meldplichtige schepen. U hoeft alleen de gevraagde gegevens in te vullen, en BICS verzorgt de verdere afhandeling van uw reismelding. Het maakt gebruik van het ERINOT-bericht, dat voldoet aan de Europese standaard. Voor meer informatie over de Elektronische meldplicht kunt u terecht op de achtergrondinformatie pagina.

Welk apparaat heb ik nodig om BICS te kunnen gebruiken?
BICS wordt als gratis software aangeboden op Windows, macOS (Apple) en Linux systemen. Om de BICS-software te kunnen gebruiken heeft u een computer of laptop nodig, die voldoet aan de minimale systeemeisen. BICS is momenteel niet beschikbaar op mobiele apparaten, zoals iPhones en Android-telefoons.

Wat moet ik doen voordat ik BICS kan gaan gebruiken?
Om BICS te kunnen gebruiken moet u enkele volgordelijke stappen ondernemen, namelijk:

  1. Een RWS-account aanmaken: Een RWS-account aanmaken kunt u hier doen.
  2. Een BICS-account aanvragen: Een BICS-account aanvragen kunt u hier doen.
  3. De BICS-software downloaden: De BICS-software downloaden kunt u hier doen.
  4. De BICS-software installeren en configureren: Zodra uw aanvraag voor een BICS-account is verwerkt, ontvangt u de Welkomstbrief via email waarin stap voor stap wordt beschreven wat u hiervoor moet doen.

Meer informatie over het aanvragen van een BICS-account vind u hier.

Wat is de Demo modus van BICS en hoe gebruik ik deze?
U kunt BICS ook in de demonstratiemodus installeren, bijvoorbeeld voor educatieve doeleinden of om de software gewoon uit te proberen. In deze modus heeft u geen BICS-account nodig, maar kunt u ook géén berichten versturen te behoeve van de Elektronisch meldplicht. U heeft dus enkel toegang tot de functionaliteiten van BICS, om deze uit te kunnen proberen. Als u later besluit berichten te willen gaan versturen, dient u alsnog een account aan te vragen en BICS opnieuw te installeren.

U hebt de mogelijkheid om BICS in de demonstratiemodus in te stellen wanneer u het voor de eerste keer opstart na installatie. Selecteer in de Wizard Eerste Gebruik de optie "Ja" bij stap 2 ("Demo modus").


Accounts

Wat is het verschil tussen een RWS-account en een BICS-account?
Om BICS te kunnen gebruiken zijn er verschillende accounts nodig. Hieronder wordt beschreven welke accounts dat zijn en waar ze voor nodig zijn:

  • Een RWS-account, ook wel aangeduid als een "SIAM-extern" account, biedt toegang tot diverse RWS-diensten, zoals Sluisplanning en Vaarweginformatie. Een RWS-account is bovendien vereist voor het aanvragen van een BICS-account, waarmee u tevens toegang krijgt tot de diensten van BICS.
  • Een BICS-account, ook wel aangeduid als een "Berichtendienstaccount," is vereist om gebruik te kunnen maken van de berichtendienst in het kader van Elektronisch Melden. Uw BICS-account is samengesteld uit uw RWS-account en uw meld-ID, welke u ontvangt in de Welkomstbrief nadat uw aanvraag voor een BICS-account is verwerkt.
  • Een BICS-gebruikersaccount, ook wel aangeduid als de "inloggegevens", wordt automatisch voor u aangemaakt zodra u BICS installeert op uw apparaat. Standaard heeft dit account de gebruikersnaam "bics2" en het wachtwoord "bics2", waarmee u kunt inloggen op BICS. Dit gebruikersaccount verleent u beheerdersrechten binnen de BICS-software op uw apparaat en zorgt er tevens voor dat uw BICS-account niet door iedereen kan worden gebruikt. Wanneer u uw apparaat deelt met meerdere personen, wordt het aanbevolen om de standaard inloggegevens te wijzigen.

Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord vergeten ben?
Het kan voorkomen dat u een van uw wachtwoorden bent vergeten. De onderstaande opsomming geeft aan hoe u welk wachtwoord kunt herstellen:

  • Mijn RWS-account wachtwoord herstellen: Om het wachtwoord van uw RWS-account te herstellen, kunt u deze link gebruiken.
  • Mijn BICS-account wachtwoord herstellen: U kunt uw BICS-account wachtwoord aanpassen in het Berichtendienstaccount menu in BICS.
  • Mijn BICS-gebruikersaccount wachtwoord herstellen: Bij het openen van BICS op uw apparaat wordt u gevraagd om een gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren. Standaard zijn deze ingesteld als de gebruikersnaam "bics2" en het wachtwoord "bics2". Als u andere inloggegevens heeft ingesteld in uw BICS, neem dan contact op met de BICS-helpdesk. Zij kunnen u helpen bij het herstellen van deze gegevens. Geavanceerd gebruikers met een Windows apparaat kunnen ook zelfstandig proberen de standaard login te herstellen door het volgende commando in de Command Prompt uit te voeren. Let daarbij op dat u de correcte bestandslocatie gebruikt.
    • Voor BICS v5: c:\bics2\current\bin\bics2cmd.bat reset-user-password BICS2_APP_USER BICS2_APP_USER_PASSWORD bics2 bics2
    • Voor BICS v6: (Let op: sluit eerst de "bics2suite" service voordat u het volgende commando uitvoert) c:\bics2\current\bin\bics2cmd.bat reset-user-password SA "" bics2 bics2

Wat is een meld-ID?
Een meld-ID is het identificatienummer van uw BICS-account, bestaande uit altijd negen cijfers en beginnend met 7000. Het meld-ID kan worden beschouwd als een equivalent van een postbusnummer. BICS maakt gebruik van het berichtendienstsysteem HERMES voor de retouring van verzonden en ontvangen berichten. Het meld-ID stelt het berichtendienstsysteem in staat om de herkomst van ingezonden berichten te identificeren en de bestemming voor af te leveren berichten te bepalen.

Kan ik mijn BICS-account op meerdere apparaten tegelijk gebruiken?
Dit wordt afgeraden. Uw BICS-account bevat namelijk een meld-ID, dat door de berichtendienst gebruikt wordt voor het bepalen van het afleveradres. Wanneer u BICS op verschillende apparaten tegelijkertijd aan hebt staan met hetzelfde BICS-account ingesteld, kan het voorkomen dat berichten naar het verkeerde apparaat gestuurd worden, wat uw informatievoorziening kan belemmeren.

Hoe kan ik de gegevens van mijn RWS- of BICS-account wijzigen?
Afhankelijk van welk account u de gegevens wilt wijzigen, kunt u de onderstaande stappen ondernemen:

  • RWS-accountgegevens wijzigen: Wilt u het e-mailadres van uw RWS-account wijzigen? U kunt hiervoor contact opnemen met de BICS-helpdesk. Het wijzigen van de gebruikersnaam van uw RWS-account is niet mogelijk. Hier voor dient u een nieuw RWS-account aan te maken.
  • BICS-accountgegevens wijzigen: Wilt u uw scheeps- of contactgegevens wijzigen? U kunt dit doen door het wijzigingsformulier in te vullen. Let erop dat u bij aanpassingen van uw scheepsgegevens deze ook moet aanpassen in uw BICS-software, via het cascomenu.
     

Installeren/Verwijderen van BICS

Wat moet ik doen als ik een foutcode krijg te zien tijdens het installeren van BICS?
Het kan zijn dat u tijdens de installatie van BICS op uw apparaat een foutcode te zien krijgt. In dat geval is de installatie mislukt en is BICS niet geïnstalleerd. Om dit te verhelpen kunt u de onderstaande opties proberen:

  • Sluit alle andere applicaties, browsers en verkennerprogramma's voordat u de installatie start.
  • Verifieer of uw apparaat voldoet aan de minimale systeemeisen.
  • Zorg ervoor dat u de benodigde rechten heeft op uw apparaat, namelijk administrator- of rootrechten.
  • Maak een nieuwe poging om BICS op uw apparaat te installeren, bij voorkeur nadat u uw apparaat opnieuw hebt opgestart.

Krijgt u wederom een foutcode te zien? Neem dan contact op met de BICS-helpdesk.

Wat kan ik doen als bepaalde bestanden geblokkeerd blijven?
Als u problemen ondervindt met bestanden die in gebruik zijn tijdens de (her)installatie of deïnstallatie van BICS, raden wij u aan om eerst uw computer opnieuw op te starten en het dan opnieuw te proberen. Daarnaast is het belangrijk dat u alle andere openstaande programma's, zoals internetbrowsers, bestandsverkenners, teksteditors, en BICS (zorg dat alle gebruikers zijn uitgelogd) afsluit. Dit voorkomt dat tijdens de installatie bepaalde onderdelen al in gebruik zijn of bezet zijn.

Mocht dit uw probleem niet oplossen, neem dan contact op met de BICS-helpdesk. Geavanceerd gebruikers met een Windows apparaat kunnen ook zelfstandig proberen de geblokkeerde bestanden te deblokkeren door het onderstaande script als een .bat bestand uit te voeren. Let daarbij op dat u de correcte bestandslocatie gebruikt:

SET DIRECTORY_NAME="C:\BICS2"
TAKEOWN /f %DIRECTORY_NAME% /r /d y
ICACLS %DIRECTORY_NAME% /grant administrators:F /t
ICACLS %DIRECTORY_NAME% /reset /T
PAUSE

Waarom kan ik poorten opgeven tijdens het installeren van BICS?
Bij de installatie van BICS wordt u de optie aangeboden om de gewenste (netwerk)poorten te specificeren. Standaard staan de HTTP-poort 80 en HTTPS-poort 443 ingesteld. U hoeft deze instellingen bij normaal gebruik niet te wijzigen.

Desondanks biedt de BICS-installer de flexibiliteit om alternatieve poorten te kunnen kiezen. Er kunnen situaties ontstaan waarin het wenselijk is om andere netwerkpoorten voor BICS te gebruiken, bijvoorbeeld wanneer conflicten optreden doordat verschillende applicaties dezelfde poorten proberen te gebruiken, of wanneer de netwerkconfiguratie moet voldoen aan specifieke eisen die door de beheerder van uw organisatie zijn gesteld.

Hoe kan ik BICS verwijderen?
Als u BICS van uw computer wilt verwijderen, kunt u gebruikmaken van de BICS-uninstaller. Deze uninstaller is op twee manieren te vinden:

  • Navigeer naar de map "C:\BICS2\Uninstall" en open het bestand "Verwijder BICS2 installatie.exe".
  • Open het Configuratiescherm, ga naar Programma's en onderdelen, selecteer "BICS2" en klik op "Verwijderen/Wijzigen".

Let op: Door BICS te verwijderen worden ook uw BICS-gegevens, zoals casco's en reizen, verwijderd.

Volg na het openen van de BICS-uninstaller de getoonde stappen om BICS van uw computer te verwijderen. Het kan zijn dat u na de deïnstallatie de melding "Kan map niet verwijderen: C:\BICS2\current" krijgt. In dat geval kunt u deze map handmatig verwijderen nadat de deïnstallatie is voltooid.

Als u ook uw BICS-account wilt opzeggen, kunt u dat hier doen.


Gebruik van BICS

Welke statussen kent een reismelding in BICS?
Een reis wordt als aangemeld beschouwd wanneer deze de status "Aangemeld" heeft. De stappen in het proces van aanmelden van een reis kunnen als volgt worden samengevat:

  • Een reismelding begint in de status "Gepland" nadat deze is ingevoerd, maar nog niet is verzonden.
  • Zodra de reismelding wordt verzonden, bevindt de reis zich in de status "Bezig met aanmelden". Een bericht wordt als verzonden beschouwd wanneer er een datum en tijd worden ingevuld in het veld "Verzonden". Een aangemelde reis wordt als beantwoord beschouwd wanneer er een datum en tijd worden ingevuld in het veld "Antwoord".
  • Een reis wordt als "Aangemeld" beschouwd in de volgende gevallen:
    • Wanneer er een bevestiging is ontvangen (indien het ontvangende autoriteitensysteem antwoorden terugstuurt).
    • Als het bericht is verzonden, wanneer het ontvangende autoriteitensysteem geen antwoorden terugstuurt.
  • Een reis krijgt de status "Niet aangemeld" in de volgende situaties:
    • Wanneer er een negatief antwoord (afkeuring) wordt ontvangen.
    • Als het niet lukt om het reisbericht te verzenden of af te leveren bij de autoriteit.

Wat moet ik doen als het aanmelden van een reis niet lukt? (deze blijft bijvoorbeeld hangen op "Bezig met aanmelden")
Een reisbericht, verzonden naar de aangegeven autoriteit, wordt pas als verzonden beschouwd wanneer de datum en tijd in het veld "Datum/tijd verzonden" zijn ingevuld. U kunt deze informatie terugvinden door te klikken op "Berichtengeschiedenis" bij de betreffende reis. Indien ook de datum en tijd in het veld "Datum/tijd antwoord" zijn ingevuld, betekent dit dat u ook een bevestiging van uw reismelding heeft ontvangen van de desbetreffende autoriteit (merk op dat niet alle autoriteiten antwoorden versturen). Wanneer het niet mogelijk is om een reismelding te verzenden, kunt u de volgende stappen volgen:

  • Controleer uw internetverbinding en signaalbereik. Sommige gebieden langs vaarwegen kunnen mogelijk een zwakke dekking hebben.
  • Controleer of u uw accountgegevens uit de Welkomstbrief correct overgenomen hebt in BICS. Als u een authenticatiefout te zien krijgt in BICS, dan is dit punt van toepassing voor u.
  • Raadpleeg de foutmelding die door BICS worden gegenereerd nadat het bericht is verzonden. U kunt deze foutmelding terugvinden door in BICS op de betreffende reismelding te klikken.
  • Controleer uw virusscannerinstellingen. Mogelijk wordt de communicatie door uw virusscanner geblokkeerd.
  • Herstart uw apparaat en probeer de reis vervolgens opnieuw aan te melden.
  • Voer de reis in zijn geheel opnieuw in en probeer deze nieuw aangemaakte reis aan te melden.

Indien de bovenstaande stappen niet tot een oplossing, neem dan z.s.m. contact op met de BICS-helpdesk.

Let op: Als het aanmelden van uw reis niet lukt, maar u wel gevraagd wordt om aan te tonen dat u dit hebt geprobeerd, kunt u dit doen met behulp van het Transportdocument. Om dit document te verkrijgen, opent u de betreffende reis, klikt u vervolgens op "Documenten," selecteert u "Transportdocument," en klikt u daarna op "Downloaden".

Wanneer moet ik handmatig een reis goed- of afkeuren?
Zodra een reis wordt aangemeld bij de autoriteit (met de status "Bezig met aanmelden" of "Bezig met annuleren"), is het niet mogelijk om de reis te wijzigen. Pas nadat de aanmelding met succes is verzonden en een eventuele bevestiging van de autoriteit is ontvangen, kunt u de reis opnieuw aanpassen of verwijderen.

In sommige bijzondere gevallen, zoals wanneer er geen bevestiging is ontvangen of bij andere problemen, bestaat de optie om de reismelding handmatig goed of af te keuren. Dit kan alleen worden gedaan nadat het bericht is verzonden en de status "verzonden" heeft. Het is echter van cruciaal belang dat u deze handeling altijd in overleg met de autoriteit uitvoert. Controleer daarom altijd of de reis wel of niet door de autoriteit is ontvangen.
Indien u wel een bevestiging had verwacht, maar deze niet hebt ontvangen, neem dan contact op met de autoriteit om te verifiëren of uw aanmelding is ontvangen. Vervolgens handelt u als volgt:

  • Als de reismelding naar meerdere autoriteiten is verzonden en ten minste één autoriteit de reismelding heeft ontvangen en verwerkt, kiest u in de gebruikersinterface de optie "Handmatig bevestigen". Dit zorgt ervoor dat de aanmelding correct wordt bevestigd bij alle autoriteiten die het bericht hebben ontvangen en verwerkt.
  • Als de reismelding alleen naar één autoriteit is verzonden en de autoriteit aangeeft dat de reismelding niet is ontvangen of verwerkt, selecteert u de optie "Handmatig weigeren".

Let op: Het gebruik van de functie "handmatig goed- of afkeuren" is alleen toegestaan in bijzondere gevallen en mag niet worden toegepast bij normaal gebruik. Een handmatige goed- of afkeuring van een reismelding wordt weergegeven in rapportages en op het transportdocument van de reis.

Wat moet ik doen bij problemen bij het melden van reizen in Vlaanderen (België)?
In Vlaanderen wordt op de vaarwegen gebruik gemaakt van vaarwegvergunningen. De reisinformatie vanuit BICS wordt hiervoor gebruikt. Als u hierbij problemen ondervindt, controleer dan de onderstaande stappen:

  • De reis moet aangemeld zijn bij het eerste meldpunt "VLAAMSE WATERWEGEN (FLARIS)".
  • Er moeten minimaal twee tussenpunten worden ingevoerd bij het aanmaken van de reismelding. Als tussenpunt kunt u het beste een sluis of kunstwerk op de route opgeven.

Wanneer uw reis is aangemeld, maar deze nog niet zichtbaar is voor de post/sluis in Vlaanderen, klik dan in BICS op "Wijzigen" bij de betreffende reis. Controleer of uw reismelding de bovenstaande gegevens bevat, en klik vervolgens op "Reis opslaan & aanmelden". Mocht u hierna nog steeds meldproblemen ondervinden, neem dan contact op met de BICS-helpdesk.

Wat moet ik doen als ik een localhost fout krijg als ik BICS probeer op te starten?
Mocht u tijdens het opstarten van BICS op uw apparaat de foutmelding "Localhost kan de webpagina niet vinden" zien, dan betekent dat dat een van de services die nodig zijn om BICS te draaien, niet naar behoren werkt. Neem in dat geval contact op met de BICS-helpdesk.

Hoe kan ik lege reizen melden?
Als u geen lading vervoert en dus leeg bent, is het mogelijk om een reismelding te maken met BICS, zodat u bekend bent bij de verkeersposten. Het proces voor het melden van lege reizen is vergelijkbaar met het invoeren en melden van een nieuwe reis. Het enige verschil is dat u geen ladingregels invoert voor de betreffende reis. De meldingsprocedure blijft verder hetzelfde.

Let op: Houd er rekening mee dat volgens ADN-richtlijnen, bij het melden van reizen waarbij u geen gevaarlijke goederen vervoert, u toch verplicht bent om deze goederen in te voeren als ladingregel met een tonnagewaarde van 0. Het melden van "leeg van" (gevaarlijke lading) werkt als volgt:

  • Selecteer de optie "Nieuwe reis" en voer de vereiste reisgegevens in.
  • Omdat u "leeg van" (gevaarlijke lading) bent, is het nodig om ladinggegevens in te voeren, namelijk de gevaarlijke (ADN-)lading waarvan u leeg bent. Geef dit aan door een gewicht van 0 ton in te voeren of het vakje "Leeg van" aan te vinken. Dit dient om duidelijk aan te geven welke gevaarlijke ladingrestanten zich nog aan boord bevinden ("leeg van" kan ook van belang zijn voor seinvlaggen).
  • Nadat het invoeren van de benodigde gegevens kunt u de reis aanmelden.

Wat is de Back-up & herstel functie van BICS?
BICS is vanaf versie 6 voorzien van een back-up en herstel functie. Met deze functie kunt u gemakkelijk een back-up maken van uw casco's en adresgegevens in BICS, en deze vervolgens op een later moment weer inladen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn in situaties waarbij u BICS opnieuw wilt installeren, of wanneer u BICS op een ander apparaat wilt gebruiken. 

Let op: Kant-en-klare back-ups kunnen alleen gemaakt en hersteld worden met BICS versie 6 of hoger. Voor het herstellen van cascogegevens uit een verouderde versie van BICS, klikt u hier.

Een back-up maken doet u als volgt:

  • Klik in het menu in BICS op "Back-up & herstel"
  • Klik vervolgens op "Maak back-up"
  • Een bestand genaamd "backup.zip" wordt nu automatisch gedownload. Dit bestand bevat uw casco's en adresgegevens uit BICS.

Om de gedownloade back-up in te laden, volgt u de volgende stappen:

  • Klik in het menu in BICS op "Back-up & herstel"
  • Klik vervolgens op "Herstel back-up"
  • Selecteer de eerder gedownloade back-up genaamd "backup.zip"
  • Uw casco's en adresgegevens zijn nu hersteld